Alarm per E-Mail

Für Leitstellen ohne Schnittstelle, die ihren Alarm ohnehin als Mail verschicken – etwa das Alarmfax als E-Mail. LORVIS vergibt Ihrer Organisation eine eigene Alarmadresse; die Leitstelle schickt ihre Alarmmail zusätzlich an diese Adresse, und LORVIS legt daraus den Einsatz an.

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Was LORVIS aus der Mail liest

LORVIS rät nicht. Übernommen wird nur, was in der Mail beschriftet ist – eine Zeile „Beschriftung: Wert" oder eine Tabellenzeile mit Beschriftung und Wert (auch in einer HTML-Mail). Eine Anschrift aus Fließtext herauszulesen wird nicht versucht.

Groß- und Kleinschreibung, Umlaute und Satzzeichen spielen beim Erkennen keine Rolle: „Straße" gilt wie „Strasse", „Einsatz-Nr." wie „Einsatz Nr".

Dazu gelten diese Regeln:

• Fehlt das Stichwort, wird der Betreff zum Stichwort – ohne vorangestelltes „AW:", „WG:", „Fwd:" und dergleichen.
• Fehlt die Meldung, steht der ganze Mailtext als Meldung am Einsatz. Die Besatzung sieht dann, was die Leitstelle geschrieben hat, auch wenn LORVIS es nicht zerlegen konnte.
• Die erste Angabe gilt. Kommt eine Beschriftung zweimal vor – etwa „Ort" noch einmal im Abschnitt zum Melder –, bleibt die erste.
• Meldung und Zusatzinfos dürfen mehrzeilig sein: unbeschriftete Folgezeilen werden angehängt, bis eine Leerzeile oder die nächste Beschriftung kommt.
• Koordinaten nur, wenn sie eindeutig sind: aus einer beschrifteten Zeile in Dezimalgrad (Breite zuerst, mindestens drei Nachkommastellen) oder aus einem Kartenlink von Google Maps oder OpenStreetMap im Text. Gauß-Krüger- und UTM-Angaben werden nicht übernommen – eine falsche Koordinate ist im Einsatz schlimmer als keine.
• Die Alarmzeit ist der Sendezeitpunkt der Mail.
• Besteht der Mailtext aus einem JSON-Objekt, wird er gelesen wie beim Webhook – mit denselben Feldern.

Eine Mail ganz ohne Betreff und ohne erkennbare Angaben legt keinen Einsatz an; sie steht im Protokoll.

Eigene Zuordnung: wenn Ihre Mail anders aussieht

Jede Leitstelle schreibt ihre Mail anders – mal heißt es „Einsatz:“ statt „Stichwort:“, mal „Alarmgruppe“ statt „RIC“, mal steht gar keine Beschriftung davor. Deshalb legen Sie die Zuordnung selbst anhand einer echten Mail fest, in der Karte der Quelle unter „So liest LORVIS Ihre Alarmmail“ (Manager → Alarmquelle):

1. Beispielmail: mit Letzte empfangene Mail laden erscheint die zuletzt angekommene Mail (so lange wie das Protokoll, 30 Tage); alternativ den Text einer Mail selbst einfügen – auch bevor die erste ankommt.
2. Zeilen der Mail: jede Zeile steht mit Nummer da. Wählen Sie rechts, was die Zeile ist – Stichwort, Meldung, Einsatzort, Straße, Ort, Einsatznummer, Alarmgruppe und so weiter. Steht mehr in einer Zeile, wählen Sie Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort oder Postleitzahl, Ort und Ortsteil („37154 Northeim/Hillerse“) – LORVIS zerlegt die Zeile selbst. Bei einer Zeile wie „Einsatz: B3 Gebäudebrand“ merkt sich LORVIS die Beschriftung („Einsatz“), sie gilt dann für jede künftige Mail. Bei einer Zeile ohne Beschriftung gilt die Zeilennummer. Wo etwas eindeutig ist (ein Stichwort wie „B3“, eine Anschrift mit Postleitzahl, eine Koordinate), steht ein Vorschlag da – übernommen wird nur, was Sie wählen. Stehen in einer Zeile mehrere Angaben („B3 / 2899755 / Gebäudebrand“), klicken Sie rechts auf Teile: für jeden Teil der Zeile entsteht eine eigene Regel (Zeile:Teil, z. B. „2:1“, „2:2“), der Sie ein Feld zuweisen. Getrennt wird an /, |, ;, Komma oder Gedankenstrich, sonst an Leerzeichen.
3. Regeln: unter den Zeilen stehen alle Regeln. Dort lassen sich Beschriftungen von Hand ergänzen, Zeilennummern ändern oder ein Muster (regulärer Ausdruck, die erste Klammer ist der Wert) eintragen – für Mails, in denen der Wert mitten im Satz steht.
4. Das liest LORVIS: darunter steht sofort, was bei Ihren Regeln aus der Mail wird.
5. Zuordnung speichern.

Steht in der Mail der Name des Objekts, wählen Sie für die Zeile das Feld Objektname. Er dient der Objektzuordnung; passt kein Objekt im Bestand, steht er als Text unter der Anschrift im Einsatz. Die Beschriftungen „Objekt:“ und „Objektname:“ galten bis zum 14.10.2026 als Zusatzinformation, jetzt als Objektname.

Gute Regeln: Eigene Beschriftungen gehen vor den eingebauten. Steht hinter einer Beschriftung nichts, gilt die nächste Zeile als Wert („Einsatzort:“ und darunter die Anschrift). Was eine Regel nicht findet, lässt die Mail unberührt – nichts geht kaputt.

Ein Beispiel

Betreff: Alarm F2 Zimmerbrand

Stichwort:     F2 – Zimmerbrand
Einsatzort:    Hauptstraße 12a, 37170 Uslar
Ortsteil:      Volpriehausen
Einsatznummer: 2026-0918
Meldung:       Rauch aus dem Dachgeschoss,
               Person vermisst
Melder:        Nachbarin, Frau Meyer
Koordinaten:   51.6612, 9.6345
Alarmgruppen:  12345, 12346

Daraus entsteht ein Einsatz mit Stichwort „F2 – Zimmerbrand", der Anschrift, dem Ortsteil, der zweizeiligen Meldung, dem Melder, dem Punkt auf der Karte und den beiden Alarmgruppen. Hätte die Mail keine Zeile „Stichwort", wäre „Alarm F2 Zimmerbrand" aus dem Betreff das Stichwort.

Wie beim Webhook schreibt eine spätere Mail mit derselben Einsatznummer denselben Einsatz fort, statt einen neuen anzulegen. Ohne Einsatznummer entsteht bei jeder Mail ein neuer.

Wenn Ihre Leitstelle anders schreibt

Erkennt LORVIS die Angaben Ihrer Leitstelle nicht, schicken Sie eine Beispielmail über den Support – gern mit geschwärzten Personendaten. Die erkannten Beschriftungen lassen sich ergänzen; bis dahin steht der vollständige Mailtext als Meldung am Einsatz.

Erlaubte Absender

Ohne Eintrag zählt jede Mail an Ihre Alarmadresse – dann ist die Adresse selbst das Geheimnis, wie beim Webhook. Wir empfehlen, die Leitstelle einzutragen:

• Je Zeile eine Adresse (els@landkreis-beispiel.de) oder eine Domain (@leitstelle-beispiel.de oder leitstelle-beispiel.de).
• Eine Domain gilt nicht für ihre Unterdomains: wer landkreis.de einträgt, erlaubt nicht leitstelle.landkreis.de.
• Höchstens 20 Einträge.

Ist die Liste gefüllt, wird alles andere abgewiesen – auch eine Mail, die der Mailserver als gefälscht erkennt (SPF/DMARC), obwohl sie sich als Leitstelle ausgibt. Jede abgewiesene Mail steht mit Grund im Protokoll, und die Karte zeigt den Zustand Abgewiesen (siehe Wie der Alarmeingang arbeitet).

Adresse neu vergeben

Ist die Alarmadresse in falsche Hände geraten, vergibt Adresse neu vergeben eine neue. Die alte gilt danach sofort nicht mehr, und bis die Leitstelle die neue übernommen hat, kommt per E-Mail kein Alarm an. Wer die Quelle entfernt, gibt die Adresse ebenfalls auf.

Abholen, Löschen, Datenschutz

• Der Alarmeingang wird alle zehn Sekunden abgeholt. Zwischen dem Eingang der Mail und dem Einsatz liegen also wenige Sekunden zusätzlich zur Laufzeit der Mail selbst.
• Auch Mails, die ein Spamfilter aussortiert, werden gelesen – ein Alarm darf nicht im Spam liegen bleiben.
• Jede Mail wird nach der Verarbeitung gelöscht – auch eine abgewiesene. Es bleiben nur der Einsatz und die Zeile im Protokoll. Die Rohmail mit Anschrift und Meldendem wird nicht aufbewahrt.
• Ist der Alarmeingang kurz nicht erreichbar, bleiben die Mails dort liegen und werden nachgeholt.
• Lässt sich eine Mail auch nach fünf Versuchen nicht verarbeiten, wird sie aufgegeben – vorher steht sie aber mit Betreff und Text im Protokoll der Alarmquelle, und die Quelle zeigt Fehler. Ein Alarm verschwindet nicht spurlos.

Was per E-Mail nicht geht

• Kein Fahrzeugstatus. Status kommen über den Fahrzeugstatus-Eingang, nicht per Mail.
• Kein Einsatzende. Für das Ende gibt es keine Beschriftung; der Alarm bleibt 90 Minuten auf den Fahrzeugen stehen (siehe Alarme werden 90 Minuten vorgehalten). Wer das Einsatzende übermitteln will, braucht den Webhook.

Recht und Modul

Eingerichtet wird die Quelle von der Hauptorganisation im Portal unter Organisation → Alarmquelle; sie hängt am Modul „Alarmierung". Eine Einheit sieht die Alarmadresse nicht.