Support
Eine Meldung an den Betreiber – zwei Klicks statt einer gesuchten Mailadresse.
Der Rückkanal, den ein Produkt im Ehrenamt braucht: wer eine Störung findet, hat selten Lust, eine Adresse zu suchen und eine Mail zu formulieren. Zwei Klicks im Portal, und die Meldung liegt beim Betreiber – mit der Organisation, dem Bereich und dem Datum dran.
Drei Arten
| Art | Gedacht für |
|---|---|
| Störung | etwas funktioniert nicht wie erwartet |
| Vorschlag | eine Idee für eine Verbesserung |
| Sonstiges | passt in keine der anderen Arten |
| Frage | eine Frage zur Bedienung oder zum Vertrag |
| Rahmenvertrag freischalten | der Landkreis hat einen Rabattvertrag, die Organisation soll ihn nutzen |
Jede Meldung bekommt eine Ticketnummer (z. B. T-00042). Sie steht in der Liste, in der Bestätigung und in jeder Mail; wer beim Betreiber nachfragt, nennt sie, und der Betreiber findet die Meldung über die Nummer.
Ein Bereich (z. B. „Fahrzeuge", „Atemschutz") lässt sich freiwillig angeben – er hilft beim Einordnen, ist aber keine Pflicht.
Geht auch sofort per Mail
Die Meldung erscheint nicht nur im Betreiberbereich, sondern geht zusätzlich per Mail an die hinterlegte Supportadresse – über die Warteschlange, damit ein hängender Mailserver nicht den Absendeknopf blockiert. Eine Feuerwehr, die am Samstag meldet, dass die Alarmierung schweigt, soll nicht bis Montag warten, bis jemand ins Portal sieht.
Zuerst wird die Meldung gespeichert, erst danach die Mail verschickt. Geht der Versand schief, ist die Meldung trotzdem da – umgekehrt wäre sie verloren.
Antworten und Rückfragen
Eine Meldung ist ein Briefwechsel: Jede Antwort des LORVIS-Supports und jede Rückfrage aus Ihrer Organisation bleibt mit Datum und Absender bei der Meldung stehen, in der Reihenfolge, in der sie geschrieben wurde.
- Antwortet der Support, bekommt die meldende Person eine Mail mit der Antwort, der Ticketnummer und einem Link direkt zur Meldung im Portal.
- Sie antworten im Portal direkt unter dem Verlauf der Meldung. Der Support bekommt Ihre Antwort per Mail. Eine schon beantwortete oder geschlossene Meldung ist damit automatisch wieder offen.
- Antworten darf, wer das Recht „Meldungen verwalten“ hat – auch auf die Meldung eines Kollegen. Mit „Meldungen lesen“ sehen Sie den Verlauf, ohne antworten zu können.
Vier Zustände
Offen → In Arbeit → Beantwortet → Geschlossen. Die Liste sortiert offene und in Arbeit befindliche Meldungen immer nach oben, unabhängig vom Datum – eine alte offene Meldung soll nicht unter frischen, bereits beantworteten verschwinden. Eine Antwort des Betreibers erscheint direkt bei der Meldung.
Wer diese Seite sieht
Am Recht „Meldungen" – kein Modul erforderlich, jede Organisation soll den Betreiber erreichen können.