Dateien
Ein Ordnerbaum für Pläne und Unterlagen – sortiert wie das Ausrückegebiet, nicht wie ein Aktenschrank.
Ein Ordnerbaum, kein Ablagefach mit sieben Schubladen. Organisationen sortieren nach ihrem Ausrückebereich – Ortsteil, Straße, Objekt –, und was in „Sonstiges" landet, findet im Einsatz niemand wieder.
Der Baum steht links und immer vollständig da: er ist die Landkarte des Bestandes. Rechts steht, was im gewählten Ordner liegt. Bis zu fünf Ebenen tief – mehr würde auf dem Tablet ohnehin nicht mehr sinnvoll navigierbar sein.
Verknüpfung mit einem Objekt
Ein Ordner kann einem Objekt zugeordnet werden – dann taucht er auch dort auf. Alles, was noch in keinem Ordner liegt, wird als eigene Zahl ausgewiesen statt versteckt: ein unsortiertes Dokument ist im Einsatz so gut wie keins.
Dokumentarten
Fünf Arten: Feuerwehrplan, Laufkarte, Objektplan, Kontaktliste, Sonstiges.
Stand von Plänen
Tragen Sie beim Hochladen das Ausgabedatum ein. Am Gerät steht es dann im Objekt als „Stand MM/JJJJ"; ein Feuerwehrplan oder eine Laufkarte, die älter als zwei Jahre ist, trägt zusätzlich den Hinweis „älter als 2 Jahre". Eine Datei ohne Ausgabedatum zeigt keinen Stand.
Über der Dateiliste zählt das Portal, wie viele Feuerwehrpläne und Laufkarten älter als zwei Jahre sind und wie viele kein Ausgabedatum haben – so sehen Sie, was Sie beim Betreiber nachfordern müssen.
Eine Datei entfernen
Eine entfernte Datei verschwindet sofort aus dem Portal und beim nächsten Abgleich von den Geräten. Auf dem Server bleibt sie noch 30 Tage liegen – ein Gerät im Einsatz, das noch nicht abgeglichen hat, kann sie so weiter öffnen. Danach wird sie gelöscht. Bis dahin zählt sie zum Speicher.
Weblinks statt Datei
Ein Dokument muss keine hochgeladene Datei sein – es kann auch auf eine externe Adresse verweisen (etwa ein bereits vorhandenes PDF auf dem eigenen Server der Gemeinde).
Sensibel blendet ein Dokument komplett aus, auf Geräten ohne ausdrückliche Freigabe – genau wie bei Objekt-Hinweisen und Kontakten.